Reuniões: menos é mais

Quem nunca saiu de uma reunião que durou horas com a sensação de não ter sido nada produtiva? Aquelas que o chefe fala, fala, fala; a equipe dispersa; o telefone – individual ou da empresa – não para de tocar; as ideias são muitas, mas a decisões quase inexistentes. Enfim, perder algum tempo entre equipe é necessário e não há como contestar, mas é preciso fazer com que esses momentos sejam objetivos, eficientes e estimulantes. Aliás, ninguém é inexperiente nesse quesito, pois todos nós já participamos de centenas, não é mesmo?

Para a diretora da Casa de Assessoria, Monica Riffel, tornar uma reunião produtiva é importante para dar foco, alcançar os resultados pretendidos, canalizar energia e esforços para o cumprimento de ações, equalizar  a comunicação entre as partes, entre tantos outros fatores. Para que isso aconteceça, é importante planejar/preparar o encontro, ter uma pauta a ser seguida, ter limite de tempo para cada item, ser bem conduzido, enfim, o famoso “fazer render”.

Quando esses aspectos são levados em conta – sem que hajam inúmeras regras para que o processo não fique engessado, chato e massante, o resultado será de diversos benefícios para a produtividade de uma empresa, sua equipe e seus gestores. É o que acredita Monica: “Com reuniões produtivas se ganham direcionamento, sintonia e sinergia para execução das atividades, além das trocas e compartilhamento de ideias, e da comunicação interna fluindo em todos os níveis”, garante a especialista.

De quem é o esforço?

Fazer com que uma reunião renda e gere bons frutos passa pelo gestor ou líder de tal encontro, não há dúvidas, mas todo e qualquer participante pode, e deve, contribuir para este andamento. Falar de forma breve, não interromper os demais, fazer questionamentos pontuais e objetivos, essas são atitudes todos os presentes precisam ter clareza. Na visão de Monica, “o gestor sempre terá o papel de liderar este esforço e engajar sua equipe. Porém, faz-se necessário que o grupo tenha entendimento e defina o propósito como um todo”

Mesmo em reuniões acaloradas, tentar manter a serenidade, o foco e a linha de raciocínio traçada no planejamento é fundamental para que não se caia na tentação de tornar o momento apenas um emaranhado de dicussões, tensão e até as famosas ladainhas – aqueles discursos vazios, nos quais quem profere “fala, fala e não nada”. Quando se é gestor, outra postura importante para a produtividade da reunião é fazer questao de ouvir todos os envolvidos, e não apenas aqueles que sempre se destacam.

Como fazer?

De acordo com a diretora da Casa de Assessoria, alguns passos são fundamentais para se extrair o melhor possível de cada reunião entre equipes – sejam elas pequenas ou não. “É necessário definir pauta, tempo para cada assunto e término da reunião. Também é importante ter um redator ou secretário para redigir a ata, um condutor para a reunião, além de feedback e fechamento do que foi acordado.”

Conforme a Sociedade Brasileira de Coachig existem oito medidas que podem auxiliar. São elas:

1. Saiba qual o objetivo de se reunir e esclareça a todos os participantes

Todos os participantes precisam chegar à sala de reunião sabendo o que estará em pauta. O ideal é que as pessoas se preparem com sugestões, relatórios e informações que baseiem as decisões que serão tomadas naquele momento.

2. Escolha as pessoas que poderão contribuir da melhor forma

Para que esse encontro seja eficiente, o ideal é que líderes dos departamentos participem, passando para sua equipe o que foi definido na reunião em um outro momento. Desse modo ganha-se tempo.

3. Reserve um horário na sala de reunião

A reunião precisa acontecer em um lugar tranquilo, para que ninguém perca o foco e que não haja interrupções. Utilizar aquele espaço destinado a reuniões é a melhor opção.

4. Se atente ao horário e tempo de duração

O período da manhã é o mais indicado, pois todos estão com a cabeça fresca. A duração é outro fator importante e que precisa ser respeitado. Tenha em mente o tempo estimado que deseja gastar, mantenha o foco para que não se desvie do objetivo traçado.

5. Prepare-se! Esteja um passo a frente

Você foi chamado para participar de uma reunião e já sabe o que será discutido. Então, é hora de “arregaçar as mangas”, entender o que estará em pauta e buscar soluções e sugestões para a questão.

6. Evite sermões e ironias

Mesmo que o estresse esteja a todo vapor, lembre-se que para o feedback dar resultado é preciso ser individual e apenas quando estiver no controle de seu estado. Ironia e sarcasmo bloqueiam a comunicação eficaz entre as pessoas, além de não fazer bem para a relação profissional.  Portanto, para ter uma reunião produtiva, evite puxões de orelha e comentários improdutivos.

7. Conclusões

Você já participou de reuniões nas quais o objetivo e próximos passos não ficaram claros? Para que aquele gostinho de dúvida não esteja entre os participantes, conclua fazendo uma retrospectiva rápida sobre o objetivo e quais são as próximas atividades a serem cumpridas.

8. Hora de fazer a ata

Após a reunião, reserve alguns minutos para documentar o que foi decidido e disponibilize esse documento para os demais participantes. Dessa forma, todos saberão as próximas etapas, evitando problemas de comunicação.