Como melhorar sua postura em uma apresentação ou reunião de negócios?

 

É clássica a frase “você só tem uma oportunidade para causar uma primeira boa impressão”. Tendo essa máxima como base, você pode ter somente uma chance para conseguir expor de forma clara e objetiva o seu conteúdo, seja em uma apresentação ou até mesmo em uma reunião de negócios. Se o cliente não entender o que você diz, será impossível fechar negócio com ele. O que fazer então?

Segundo o professor do Cers Corporativo, Guilherme Miziara, o primeiro passo é obter informações sobre quem receberá a informação. “Antes de qualquer apresentação ou reunião é importante conhecer o público que receberá a sua mensagem. Saber o que é importante para os participantes e as suas preferências impactará diretamente na forma de compreender o que você diz”, ressalta ele. Acessar o site da empresa, ver o que a instituição valoriza, quais são seus valores, como seus colaboradores se comportam, buscar e conhecer pessoas que trabalhem na instituição, além de acessar as redes sociais e ler as últimas notícias sobre a empresa em sites de busca é outra boa alternativa.

Para o professor, quanto mais informações sobre o público, maior a chance de levar exemplos pertinentes e adequados à plateia. Afinal, se você tiver um público de advogados e um público de engenheiros, a argumentação deve seguir linhas de argumentação diferentes e isso será fundamental para a conexão com os participantes. “Uma dica muito importante nesse primeiro item é saber o que não pode ser dito. Muitas empresas têm palavras “proibidas”, como o nome de um concorrente ou uma alusão a alguma marca que faça parte de um outro grupo. Conheça as regras”, destaca Miziara.

É muito comum, em uma reunião, que o orador concentre a atenção em alguém com uma expressão mais simpática ou em quem tem o poder de decisão (a pessoa que vai aprovar ou não o projeto). Essa atitude não é recomendada, pois você acaba excluindo os outros participantes. “Mesmo que você fique mais tranquilo quando olha dessa forma, é preciso lembrar que a apresentação é feita para a plateia e que isso acaba atrapalhando a conexão com as outras pessoas presentes”, diz o professor.

Segundo ele, olhar para uma única pessoa, além de desprezar os outros participantes também deixa a pessoa que é observada bastante constrangida. O ideal é olhar para todos os participantes, de maneira aleatória.

Dessa forma você contempla a todos e consegue também fazer a “leitura” das pessoas, entendendo se estão interessadas ou não naqueles argumentos que você utiliza. É importante destacar que, mesmo tendo uma pessoa que decida, as outras que participam da reunião podem influenciar a decisão.

Outra dica do professor é se você estiver em uma palestra (ou em uma apresentação para um grupo médio), em pé, você deve fazer gestos mais amplos para que todos os presentes consigam enxergar o que você enfatiza com as mãos. “Quando em pé os gestos devem ficar acima da linha da cintura e abaixo da linha do queixo. Essa área é onde os gestos costumam ocorrer e passam naturalidade. Já se você estiver sentado (em uma reunião, por exemplo) você deve executar gestos mais curtos e contidos. Gestos amplos podem passar agressividade e acabam invadindo o espaço de quem está próximo a você”, diz Miziara.

Outro alerta do professor é quando você estiver sentado, tente não deixar as mãos sob a mesa (parece que está escondendo algo e os gestos não são vistos) e cuidado para não deixar o cotovelo apoiado na mesa na hora de gesticular. Os gestos devem iniciar nos ombros e, com o antebraço apoiado, eles ficam estranhos, mais uma vez perdendo a naturalidade que é fundamental para uma boa apresentação. Atenção para não gesticular demais! Os gestos devem enfatizar a parte mais importante da sua frase.

Quando estiver em pé, escolha três a quatro pontos no palco, onde possa se movimentar e ter acesso ao olhar de todos os presentes. Se fizer uma apresentação com auxílio de material visual (uma projeção com o PowerPoint por exemplo) evite ficar entre a tela e as pessoas.

De acordo com Miziara é importante também não fazer a movimentação de um lado para o outro de maneira constante. “Evite passar na frente da tela. Caso seja em uma reunião (e você estiver sentado), busque um ângulo em que possa enxergar todas as pessoas e não fique girando a cadeira. Você deve ter uma postura firme e que demonstre credibilidade. Deixe a cadeira fixa e evite que ela fique balançando”, observa.

É importante evitar ficar segurando um papel na mão com os itens que você abordará. A tendência é que você fique olhando para o papel, pois todas as informações estarão lá (é a sua segurança!). Caso precise lembrar de alguns pontos, a dica é fazer um roteiro, contendo somente palavras-chave, e as letras em tamanho grande. Faça desta forma e deixe o papel pousado em algum lugar onde você poderá vê-lo de qualquer lugar do palco. Isso ajudará na condução do discurso e permitirá que gesticule da melhor maneira.

Outra tática muito comum (mas muito ruim também) é a ideia de ficar segurando uma caneta ou um clipe de papel na hora de apresentar. Antigamente até era uma boa tática, mas hoje, com o acesso à informação, quando alguém entra segurando uma caneta que não irá usar, todos saberão da tensão do apresentador. Caso realmente precise segurar algo para fazer uma apresentação melhor, a dica é investir em um apresentador de slides.

Esse sim torna legítimo segurar algo durante a apresentação.
“O apresentador é o personagem principal da apresentação. O material PowerPoint deve auxiliar o discurso e, de forma alguma deve substituí-lo. A prioridade na utilização dessa ferramenta é utilizar tópicos ou imagens para reforçar o seu conteúdo e é muito comum observar apresentadores colocando grandes textos no material visual”, diz Miziara.

Quanto mais conteúdo na tela, mais engessada fica apresentação e o apresentador perde a naturalidade. Quantas vezes você já assistiu a um discurso lido bom? Muito difícil de acontecer e isso também é comum quando o orador lê o que está na tela para a sua plateia. Vale destacar que o problema não está só na leitura, mas também na postura do apresentador, que vai precisar ficar de costas para o público (no mínimo de lado) para conseguir ler e dificilmente fará uma leitura com a entonação correta e dinâmica.

“Lembre-se de que a plateia consegue ler mais rápido do que você, pois eles não precisam processar a fala na hora da leitura, o que torna a sua leitura completamente dispensável. O que vale em uma apresentação é pensar nesses quesitos e entender que é muito difícil fazer uma apresentação perfeita, mas que uma apresentação com poucos ruídos é bem fácil quando se presta atenção aos detalhes”, destaca o professor.